Gestionnaire administratif et financier (H/F) du Service de Santé Etudiante (SSE)

L’Université des Antilles (UA) a été transformée par la loi n°2015-737 du 25 juin 2015, à l’issue de la création de l’Université de Guyane. Elle constitue une particularité du livre VII de la troisième partie du code de l’Éducation par la création de deux pôles universitaires régionaux autonomes : la Guadeloupe et la Martinique.
L’UA est un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) pluridisciplinaire avec secteur santé. Son siège se trouve sur le campus de Fouillole, à Pointe à Pitre, en Guadeloupe.

L’université implantée sur deux territoires comprend :
• Le pôle universitaire régional de Guadeloupe : 4 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue et apprentissage et 1 Service culturel ;
• Le pôle universitaire régional de Martinique : 3 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue ;
• Des structures transversales : 1 UFR de Santé, 7 Services communs, 1 IPAG.
• 25 structures de recherche (Équipes d’accueil, UMR, structures fédératives, …).

Elle accueille plus de 14.000 étudiants, emploie près de 990 personnels et dispose d’un bâti universitaire d’environ 91.185 m2 et d’un budget annuel global de 100 millions d’euros.

Missions et objectifs principaux :

•    Secrétariat administratif et accueil :

-    Assurer le secrétariat de la direction du SSE : agenda, courrier, accueil téléphonique et messagerie du service

-    Accueillir, informer et orienter les étudiants et les partenaires

-    Planifier et coordonner les rendez-vous des professionnels de santé (logiciel CALCIUM)

-    Rédiger et mettre en forme courriers, notes et comptes rendus

-    Organiser les réunions de gouvernance (conseil de service) : convocations, dossiers, comptes rendus

-    Classer et archiver les documents papier et numériques dans le respect de la confidentialité

•    Gestion budgétaire et financière :

-    Préparer et suivre l’exécution du budget du service (fonctionnement, CVEC, dotations par pôle)

-    Réaliser les demandes d’achat, bons de commande et engagements juridiques

-    Constater le service fait et suivre la liquidation et le paiement des factures des prestataires

-    Suivre la consommation des crédits par code NACRE et alerter sur les seuils de la commande publique

-    Suivre les recettes (subventions, partenariats) et leur recouvrement

•    Conventions et partenariats :

-    Préparer, faire signer et suivre les conventions avec les professionnels de santé prestataires et les partenaires (URML, CPTS, associations, collectivités, CGSS…)

-    Assurer le suivi administratif et financier des dispositifs, dont Santé Psy Étudiant : heures réalisées, facturation, rapprochement avec les crédits alloués

-    Anticiper les échéances, préparer les renouvellements et avenants

•    Appui ressources humaines :

-    Préparer les dossiers de recrutement (vacataires, contractuels, étudiants employés) en lien avec la DRH

-    Suivre les états de service, les heures et les congés de l’équipe

Accueillir les nouveaux arrivants et tenir à jour les documents de référence du service

Diplôme de niveau baccalauréat minimum ; BTS/BUT en gestion, comptabilité ou assistanat apprécié

Expérience d’au moins 2 ans en gestion administrative et financière, idéalement au sein de l’Université des Antilles, d’une université ou d’une structure de santé

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels