Gestionnaire de scolarité

L’Université des Antilles (UA) a été transformée par la loi n°2015-737 du 25 juin 2015, à l’issue de la création de l’Université de Guyane. Elle constitue une particularité du livre VII de la troisième partie du code de l’Éducation par la création de deux pôles universitaires régionaux autonomes : la Guadeloupe et la Martinique.
L’UA est un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) pluridisciplinaire avec secteur santé. Son siège se trouve sur le campus de Fouillole, à Pointe à Pitre, en Guadeloupe.

L’université implantée sur deux territoires comprend :
• Le pôle universitaire régional de Guadeloupe : 4 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue et apprentissage et 1 Service culturel ;
• Le pôle universitaire régional de Martinique : 3 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue ;
• Des structures transversales : 1 UFR de Santé, 7 Services communs, 1 IPAG.
• 25 structures de recherche (Équipes d’accueil, UMR, structures fédératives, …).

Elle accueille plus de 14.000 étudiants, emploie près de 990 personnels et dispose d’un bâti universitaire d’environ 91.185 m2 et d’un budget annuel global de 100 millions d’euros.

Environnement et contexte de travail :

Relations hiérarchiques

   • Sous l’autorité de la responsable administrative et financière

Relations fonctionnelles

    • Doyen de l’UFR Lettres et Sciences Humaines

    • Les services administratifs de l’UFR

    • Les services du Pôle universitaire régional de Martinique

Contraintes particulières

    • Disponibilité et horaires variables en fonction des pics d’activités

LES MISSIONS

Activités principales (liste non limitative) :

• Gestion des engagements — Préparer et suivre les engagements de dépenses : demandes de devis, rédaction des bons de commande, suivi des validations sur le logiciel JEFYCO

• Suivi du service fait — Réceptionner les commandes, contrôler la conformité des livraisons et saisir le service fait dans JEFYCO.

• Gestion des missions — Organiser les déplacements des enseignants : réservations, bons de commande, envoi des billets, établissement des ordres de mission et des états de frais.

• Gestion des recettes — Établir les factures liées aux recettes (inscriptions CB, locations de salles, virements).

  
  
  

Activités associées :

•  Saisir les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants des masters en ligne dans le logiciel Apogée

•  Saisir les notes des étudiants du master FLE dans Apogée 

•  Suivre les dossiers des boursiers des ambassades (100 dossiers)

• Utiliser de la plateforme du Centre international des études pédagogique (CIEP) pour l’inscription et la saisie des résultats

  écrits des candidats aux examens. Mise en ligne des résultats audio grâce aux serveurs Filezilla. Suivi comptable financier des inscrits

• Inscrire les candidats pour les examens DELF/DALF.

•  Préparer les attestations de stages

•  Préparer les procès-verbaux de délibération

•  Saisir les conventions de stages sur la plateforme PARI pour les étudiants qui rencontrent des difficultés

•  Classer les conventions (400 conventions) et les mettre à la signature. Etablir les statistiques par filière et par niveau en fin d’année

•  Organiser des journées créoles en collaboration avec la mission culture et les étudiants de la filière créole.

Connaissances :

Environnement et réseaux professionnels

•   Technique d’élaboration de documents

•  Connaître et savoir appliquer les textes relatifs à la gestion d’une scolarité

•  Connaître et savoir utiliser les outils informatiques à la réalisation d’une tâche

•  Connaître et savoir appliquer une consigne

•  Bonne culture internet

•  Technique de communication

•  Connaître et savoir appliquer les règles de sécurité liés à son environnement de travail.

  Savoir-faire opérationnel

• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones)

• Utiliser les logiciels liés à l’activité

• Appliquer la réglementation liée à la scolarité et respecter les procédures

• Trier, hiérarchiser et classer les informations

• Analyser et gérer les demandes d’information

• Gérer la confidentialité des informations et des données

• Travailler en équipe et en relation avec les enseignants.

•  Prendre et rédiger des notes

• Enregistrer les messages et rendre compte à la hiérarchie

  
  
  

  Savoir-faire comportemental

• Avoir le sens du service public

• Etre volontaire, rigoureux et tenace au travail

• Savoir s’adapter aux changements professionnels et technologiques

• Avoir le sens de la confidentialité