Technicien en formation professionnelle (H/F) pour la Direction de la Formation Continue et de l'Apprentissage

L’Université des Antilles (UA) a été transformée par la loi n°2015-737 du 25 juin 2015, à l’issue de la création de l’Université de Guyane. Elle constitue une particularité du livre VII de la troisième partie du code de l’Éducation par la création de deux pôles universitaires régionaux autonomes : la Guadeloupe et la Martinique.
L’UA est un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) pluridisciplinaire avec secteur santé. Son siège se trouve sur le campus de Fouillole, à Pointe à Pitre, en Guadeloupe.

L’université implantée sur deux territoires comprend :
• Le pôle universitaire régional de Guadeloupe : 4 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue et apprentissage et 1 Service culturel ;
• Le pôle universitaire régional de Martinique : 3 UFR, 1 INSPE, 1 IUT, 1 Service de formation continue ;
• Des structures transversales : 1 UFR de Santé, 7 Services communs, 1 IPAG.
• 25 structures de recherche (Équipes d’accueil, UMR, structures fédératives, …).

Elle accueille plus de 14.000 étudiants, emploie près de 990 personnels et dispose d’un bâti universitaire d’environ 91.185 m2 et d’un budget annuel global de 100 millions d’euros.

Organiser et gérer au quotidien des actions de formation continue et d’apprentissage avec les moyens humains, matériels et financiers correspondants

Apporter son appui dans les activités d’information, de documentation et de gestion administratives au sein de services qui accueillent des publics en formation professionnelle

La gestion administrative :

Rédiger, mettre en œuvre et suivre les contrats de la formation continue et de l’alternance.

Mettre à jour les outils de suivi des apprentis (bases de données, tableaux de bord, etc.).

Assurer le suivi administratif des formations : suivi de l’assiduité, signalement des absences aux employeurs, suivi des heures d’enseignement en présentiel.

Gérer les échanges avec les différents interlocuteurs (entreprises, apprentis, OPCO) : relances, accompagnement, informations.

Organiser et assurer le suivi des inscriptions des apprentis : collecte des pièces, relances, mise à jour des données.

Suivre les recettes issues de l’activité de formation.

Créer et mettre à jour les certificats de réalisation.

Mettre en production FCA Manager et SOWERSIGN : saisie, modification, validation.

Assurer le secrétariat de la DCFA : gestion des parapheurs, rédaction de documents, appui aux activités courantes du service.

Réaliser une veille réglementaire dans le domaine de l’apprentissage.

Classer et archiver les documents administratifs.

Mettre à jour les documents de communication du DFCA.

 La gestion financière :

Suivre les recettes issues de l’activité

Émettre les factures relatives aux contrats d’apprentissage.

Suivre les dépenses : élaboration de bons de commande, gestion des ordres de mission, reversements aux composantes pédagogiques.

Assurer le suivi des recettes (taxe d’apprentissage, subventions, autres ressources).

Suivre la consommation de la taxe d’apprentissage par action ou dispositif.

Veiller au suivi des produits non soldés et à la régularité des facturations.

Fiabiliser les données financières et administratives avant titrage : s’assurer de leur complétude et de leur cohérence entre FCA Manager et JEFYCO.

Contribuer aux travaux de fin de gestion : consolidation des données avec la DAF et l’Agence comptable.

Participer à l’élaboration et au suivi du budget prévisionnel (recettes en formation continue et alternance).

Être référent sur les procédures de recouvrement : suivi des liquidations, relances, clôture des dossiers.

Analyser et actualiser les coûts complets pour chaque diplôme dans le cadre de la construction budgétaire.

Baccalauréat

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative et financière, comptabilité, communication,

Savoirs :

Connaissance des méthodes et outils d’aide à l’orientation

Notions de droit de la formation professionnelle

Maîtrise des profils et besoins des publics en formation continue et en alternance

Connaissance des outils FCA Manager et JEFYCO appréciée

Techniques documentaires et archivage

Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche publique

 Savoir être :

Aisance relationnelle et sens de l’écoute

Organisation, rigueur et autonomie

Capacité d’adaptation et de réactivité

Esprit d’équipe et coopération

Discrétion professionnelle et sens du service public